Στους υπαλλήλλους των γραφείων προμηθειών της 4ης ΔΥΠΕ έχουν δωθεί ονοματα χρήστη και κωδικοί πρόσβασης προκειμένου να μπορούν να εισέλθουν στο σύστημα. Όταν κάποιος υπάλληλος έχει στα χέρια του μια απόφαση για διενέργεια διαγωνισμού μέσω του ηλεκτρονικού συστήματος προμηθειών, κάνει εισαγωγή στο σύστημα και επιλέγει τη δημιουργία νέου διαγωνισμού από σχετικό πεδίο. Ακολουθεί μια φόρμα τυποποιημένων βημάτων, στην οποία καταχωρεί στοιχεία για το διαγωνισμό. Η φόρμα βοηθάει στο να δημιουργηθεί περίληψη της διακήρυξης, πρότυπη διακήρυξη, τεχνική προσφορά και οικονομική προσφορά σε ηλεκτρονική αρχή. Τα παραπάνω αρχεία χρειάζονται επεξεργασία και προσοχή γιατί το σύστημα δεν μπορεί με ακρίβεια να διασφαλίσει προβλήματα σύνταξης, και ακόμη η φόρμα υποβολής στοιχείων δεν μπορεί να επέμβει σε όλες τις ιδιαιτερότητες του κάθε διαγωνισμού. Μετά την επεξεργασία, το αίτημα για διενέργεια του διαγωνισμού υποβάλλεται προς έλεγχο και έγκριση στον υπεύθυνο του γραφείου, με την έγκριση του οποίου, δημοσιεύονται στην ιστοσελίδα του προγράμματος όλα τα σχετικά αρχεία. Οι ενδιαφερόμενοι προμηθευτές θα πρέπει να κάνουν εγγραφή στο πρόγραμμα και να παραλάβουν όλα τα αρχεία μέσω του προγράμματος. Αποστέλλουν κανονικά τις προσφορές τους, αποσφραγίζονται από την επιτροπή διενέργειας-αξιολόγησης. Οι προσφορές που έχουν κατατεθεί σε ηλεκτρονική μορφή (cd, dvd,δισκέττα) ανεβαίνουν στο πρόγραμμα μέσω του υπαλλήλου του γραφείου προμηθειών. Τα πρακτικά γίνονται μέσω προγράμματος, σύμφωνα με την αξιολογηση της επιτροπής. Στο πρακτικό οικονομικής βοηθάει η εφαρμογή γιατί δεν εμφανίζονται τα είδη που απορρίφθηκαν στην τεχνική. Οι προμηθευτές ενημερώνονται κάθε φορά που εγκριθεί ένα πρακτικό αυτόματα από το σύστημα.Το πρόγραμμα υποστηρίζει τη διαδικασία μέχρι το τέλος του διαγωνισμού με τη δημιουργία αυτοματα της σύμβασης μέσω πρακτικών. σε κάθε περίπτωση όμως πρέπει να υπάρχει λεπτομερής έλεγχος και επαγρύπνηση, γιατί το πρόγραμμα κάνει λάθη που πρέπει να εντοπίσει το ανθρώπινο μάτι. μπορώ να πω ότι για τους πρώτους χρήστες, είναι πιο δύσκολο να κάνουν κάποιους διαγωνισμούς μέσω του συστήματος παρά με τον παραδοσιακό τρόπο, γιατί είναι δύσκολοτερο να διορθώνεις και να εντοπίζεις τα διάφορα λάθη, από το να τα δημιουργήσεις σωστά από την αρχή. Παρατηρόντας όμως τις προοπτικές αυτής της εφαρμογής και τις δυνατότητες βελτιστοποίησής της μέσω σχολίων, επικροτώ και ενθαρρύνω στην εφαρμογή της.
Δεν υπάρχουν σχόλια:
Δημοσίευση σχολίου